TÜRKÄ°YE BAROLAR BÄ°RLİĞİ
SOSYAL YARDIM VE DAYANIÅžMA FONU
ÇALIÅžMA YÖNERGESÄ°

Yürürlük Tarihi: 27.08.2006

BÄ°RÄ°NCÄ° BÖLÜM

Genel Hükümler

Amaç

Madde 1 – Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu faaliyetlerinin yürütülmesinde uygulanacak çalışma usul ve esaslarının belirlenmesidir.

Kapsam

Madde 2 – Bu Yönergede Yürütme Kurulu, Fon MüdürlüÄŸü, Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi ve Fon Temsilciliklerinin münferit ve birbirleriyle olan çalışma usul ve esasları, Fon personelinin özlük hakları, Fon gelir ve giderlerinin idaresi ile kullanılacak belgeler ve tutulacak kayıtlar düzenlenmiÅŸtir. Yönetmelikte yer alan tanımlar bu Yönerge için de geçerlidir.

Dayanak

Madde 3 – Bu Yönerge, Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu YönetmeliÄŸine dayanılarak hazırlanmıştır.

Yürütme Kurulu

Madde 4 – Yürütme Kurulu üyeleri, YönetmeliÄŸin 7 nci maddesinde belirtilen görevleri ile ilgili olarak;    

     4.1- En az ayda bir toplanmak suretiyle;

        4.1.1- Fon MüdürlüÄŸünce yürütülen faaliyetler hakkında Fon Müdürü tarafından sunulan bilgileri deÄŸerlendirir, gündemindeki konuları görüÅŸür, görüÅŸülen konular ile ilgili düzenlenen tutanakları ve karara baÄŸlanan hususları Yürütme Kurulu Karar Defterinde imza altına alır, gerçekleÅŸtirilmesini takip eder.

        4.1.2- Fona ait kaynakların deÄŸerlendirilme esaslarını belirler ve belirlenen esaslar doÄŸrultusunda Fon Müdürü tarafından yürütülen iÅŸlemleri deÄŸerlendirir.

    4.2- Yönetim Kurulunun onayına sunmak üzere;

        4.2.1- Bir sonraki yıl uygulanacak olan iÅŸ programını en geç içinde bulunulan yılın Kasım ayının sonuna kadar hazırlar.

        4.2.2- Bir sonraki yıl uygulanacak olan tahminî bütçeyi en geç içinde bulunulan yılın Kasım ayının sonuna kadar hazırlar.

        4.2.3- Fonun yıllık bilânçosunu ve çalışma raporunu takip eden yılın Ocak ayının sonuna kadar hazırlar.

        4.2.4- Lüzum gördüÄŸü hâllerde olaÄŸanüstü yardım yapılması hakkında karar alır.

        4.2.5- Ä°htiyaç halinde Yönergelerde yapılacak deÄŸiÅŸiklikleri belirler.

        4.2.6- Fon MüdürlüÄŸü bünyesinde istihdam edilecek geçici ve/veya sürekli personelle ilgili deÄŸerlendirme yapar.

        4.2.7- Fon MüdürlüÄŸü ve Fon Temsilciliklerinde çalışan personelin terfisi ile ücret ve sosyal haklarını deÄŸerlendirir.

    4.3- Fon kaynaklarının yönetim ve deÄŸerlendirilmesi konularında gerekli gördüÄŸü araÅŸtırma ve çalışmaları yapar, bu konuda altı aylık dönemler itibariyle rapor hazırlar.

    4.4- Ä°ÅŸ programı ve tahminî bütçenin uygulanmasını takip eder ve üçer aylık dönemler itibariyle deÄŸerlendirir, varsa önerilerini de içeren bir deÄŸerlendirme raporu hazırlayarak Yönetim Kuruluna sunar.

Yürütme Kurulu BaÅŸkanı

Madde 5 – Yönetim Kurulu Sayman ÜyeliÄŸini de yürüten Yürütme Kurulu BaÅŸkanı;

    5.1- Yürütme Kurulu toplantılarını düzenler ve yönetir.

    5.2- Fon Müdürü ile birlikte Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi, Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik, OlaÄŸanüstü ve Cenaze Yardımları Esasları Yönerge No:1 kapsamında yapılan sosyal yardım baÅŸvurularının mevzuata uygunluÄŸunu deÄŸerlendirir.

        5.2.1- OlaÄŸanüstü Yardım baÅŸvurularını, görüÅŸü ile birlikte Türkiye Barolar BirliÄŸi BaÅŸkanlık Divanına ve Ek OlaÄŸanüstü Yardım baÅŸvurularını görüÅŸü ile birlikte Türkiye Barolar BirliÄŸi Yönetim Kuruluna sunar, alınan kararları Fon MüdürlüÄŸüne bildirir (1) .

        5.2.2- MüÅŸavir Hekim veya hekimlerden, SaÄŸlık Kurulu Raporları veya Epikriz Belgelerinin uygunluÄŸuna iliÅŸkin yazılı görüÅŸün alınmasını müteakip; avukat, çalışmayan avukat ve stajyer avukat tarafından yapılan OlaÄŸan Dışı Haller Sebebiyle Yapılacak Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik Yardımı baÅŸvurularını, görüÅŸü ile birlikte Türkiye Barolar BirliÄŸi BaÅŸkanlık Divanına ve  Ek OlaÄŸan Dışı Haller Sebebiyle Yapılacak Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik Yardımı baÅŸvurularını görüÅŸü ile birlikte Türkiye Barolar BirliÄŸi Yönetim Kuruluna sunar, alınan kararları Fon MüdürlüÄŸüne bildirir (2) .

    5.3- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi, SaÄŸlık Yardımları Esasları Yönerge No:2 kapsamında yapılan SaÄŸlık Yardımı baÅŸvurularına iliÅŸkin Fon Müdürü ve MüÅŸavir Hekim tarafından yapılan kontrol ve tespitleri inceleyerek SaÄŸlık Yardımı Tespit Tutanaklarını imzalar.

    5.4- Yapılacak yardımlara iliÅŸkin Barolara hitaben bilgilendirme ve iç yazışma niteliÄŸindeki evrakları Fon Müdürüyle birlikte imzalar.

    5.5- Fon faaliyetlerinin yürütülmesi için yapılan harcamaları gösterir gider belgelerini Fon Müdürüyle birlikte inceler, uygun görerek onayladığı gider belgelerini Muhasebe servisine intikal ettirilmek üzere Fon Müdürüne teslim eder.

    5.6- Fona ait banka hesaplarından yapılacak ödemeler, virmanlar ve havalelere iliÅŸkin banka talimatları ve ödeme emirlerini Birlik BaÅŸkanı ile, Birlik BaÅŸkanının yokluÄŸunda BaÅŸkan Yardımcılarından biri veya Birlik Genel Sekreteri ile birlikte imzalar.

Fon MüdürlüÄŸü

Madde6 – Fon MüdürlüÄŸü; Yönetim Kurulu tarafından atanan Müdür, Yürütme Kurulunun önerisi üzerine Yönetim Kurulu tarafından atanacak Müdür Yardımcısı, Åžef ile Memur veya Memurlardan oluÅŸur. Memurluktan sonra, Åžeflik ve Müdür Yardımcılığına terfi edilmesi Yürütme Kurulunun önerisi üzerine Yönetim Kurulu onayıyla gerçekleÅŸir.

    6.1- Fon Müdürü YönetmeliÄŸin 8 inci maddesinde belirtilen görevleri ile ilgili olarak;

        6.1.1- Fon hesabına günlük olarak yatırılan vekâlet pulu satış gelirlerini takip eder ve Yürütme Kurulu tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde Fona ait paraların banka hesaplarında deÄŸerlendirilmesi iÅŸlemlerini yürütür.

        6.1.2- Yürütme Kurulu BaÅŸkanı ile birlikte sosyal yardım baÅŸvurularını deÄŸerlendirir. Baro BaÅŸkanlıklarından Fon MüdürlüÄŸüne ulaÅŸan belgeleri inceleyerek tespit ettiÄŸi eksiklikleri Yürütme Kurulu BaÅŸkanı ile ilgili Baroya yazılı olarak bildirir.

        6.1.3- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi, Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik, OlaÄŸanüstü ve Cenaze Yardımları Esasları Yönerge No:1 kapsamında yapılan sosyal yardım baÅŸvurularında;

             a)  MüÅŸavir Hekim veya hekimlerden SaÄŸlık Kurulu Raporlarının uygunluÄŸuna iliÅŸkin yazılı görüÅŸ alınmasını müteakip; Üyelere gönderilecek Hastalık Sebebiyle Yapılacak Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik Yardımlarını bir yıl içinde en az 21 gün ve en fazla 90 gün için olmak üzere, saÄŸlık kurulu raporunda belirtilen istirahat süresine göre,

             b) MüÅŸavir Hekim veya hekimlerden DoÄŸum Raporlarının uygunluÄŸuna iliÅŸkin yazılı görüÅŸ alınmasını müteakip; Analık Sebebiyle Yapılacak Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik Yardımlarını doÄŸum raporunda belirtilen doÄŸumun yapıldığı tarihe göre,

             c)  Hak sahiplerine gönderilecek Cenaze Yardımlarını ise avukat, çalışmayan avukat ve stajyer avukatın vefat tarihlerine göre

        tespit eder.

        6.1.4- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi, SaÄŸlık Yardımları Esasları Yönerge No:2 kapsamında yapılan SaÄŸlık Yardımı baÅŸvurularının Yönergeye uygunluÄŸunu inceledikten sonra SaÄŸlık Yardımı Tespit Tutanağını imzalar ve ilgili evraklarla birlikte önce MüÅŸavir Hekime ve ardından Yürütme Kurulu BaÅŸkanına iletir.

        6.1.5- Yapılması uygun bulunan yardımları; Yönerge No:1 kapsamında yapılan baÅŸvurulara ait evrakların Fon MüdürlüÄŸüne ulaÅŸmasından ve Türkiye Barolar BirliÄŸi BaÅŸkanlık Divanı ile Türkiye Barolar BirliÄŸi Yönetim Kurulu karar tarihinden itibaren en geç beÅŸ iÅŸ günü içinde, Yönerge No:2 kapsamında yapılan baÅŸvurularda Üyelere yapılacak ödemenin Yürütme Kurulu BaÅŸkanı tarafından onaylandığı tarihinden itibaren en geç beÅŸ iÅŸ günü içinde Formlarda belirtilen banka hesabına gönderir  (3).

        6.1.6- Barolar tarafından ilgililere yapılan ödemelere iliÅŸkin düzenlenen tutanakların, takip eden ayın 15 inci gününe kadar Ä°cmal Tablolarıyla birlikte Fon MüdürlüÄŸüne ulaÅŸtırılması ve Aylık Ä°cmal Tabloları ile Fon MüdürlüÄŸü kayıtlarının mutabakatının saÄŸlanması iÅŸlemlerini kontrol eder.

        6.1.7- Fon ile ilgili gider belgelerini Yürütme Kurulu BaÅŸkanı ile birlikte inceler, BaÅŸkan tarafından onaylanan gider belgelerini gerekli iÅŸlemleri yapmak üzere Muhasebe servisine iletir.

        6.1.8-  Fon faaliyetleri ile ilgili olarak Yönetim Kurulu ve Yürütme Kuruluna bilgi sunar.

         6.1.9- Uygulamadan kaynaklanan olumsuzlukların giderilmesi için çözüm önerileri hazırlar ve bu önerileri Yürütme Kuruluna sunar. Fon faaliyetleri kapsamında, Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyeleri ve Barolarda kurulacak Fon Temsilcilikleri ile Fon MüdürlüÄŸü arasında iletiÅŸim ve organizasyonu saÄŸlar.

        6.1.10- Yürütme Kurulu toplantılarında görüÅŸülecek konularla ilgili gündemi hazırlar. Yapılan görüÅŸmeler ve alınan kararlar hakkında tutanak ve karar defterini hazırlayarak üyelerin imzasına sunar.

        6.1.11- Yürütme Kuruluna sunulmak üzere;

           1. Yönergelerin,
           2. Yıllık bilânço ve çalışma raporlarının,
           3. Ä°ÅŸ programları ve tahmini bütçeler ile bunların üçer aylık dönemler itibariyle deÄŸerlendirme raporlarının,
           4. Fon kaynaklarının yönetimi hakkında altışar aylık dönemler itibariyle deÄŸerlendirme raporlarının

        taslaklarını hazırlar.

    6.2- Fon MüdürlüÄŸünde çalışacak diÄŸer personelin görevleri Fon Müdürünün sorumluluÄŸunda yapılacak iÅŸbölümüyle belirlenir. Fon MüdürlüÄŸü personeli tarafından yerine getirilecek görevler aÅŸağıda belirlenmiÅŸtir;

        6.2.1- Barolardan gelen üst yazılar ve eklerine, gelen evrak kaydı yapılarak Fon Müdürüne sunulur.

        6.2.2- Fon Müdürünün incelemesinden geçen Barolardan gelen üst yazılar ve eklerinde yer alan belgeler ile Sosyal Yardım Talep Formları, SaÄŸlık Yardımı Talep Formları ve Cenaze Yardımı Talep Formları her bir baÅŸvuru için ayrı birer dosya oluÅŸturulacak ÅŸekilde tasnif edilir.

         6.2.3- Sosyal yardım baÅŸvuruları ve baÅŸvuru sonuçlarına iliÅŸkin Barolara hitaben yazılacak bilgilendirme ve iç yazışma niteliÄŸindeki yazılar hazırlanır. Yazılar, hazırlayan memurlarca paraflanarak imzalanması için Fon Müdürü ve Yürütme Kurulu BaÅŸkanına sunulur.

         6.2.4- Yapılacak sosyal yardımlarla ilgili banka ödeme talimatları hazırlanır ve Fon Müdürüne sunulur. Fon Müdürü tarafından paraflanan banka ödeme talimatları imza için Yürütme Kurulu BaÅŸkanı ile; Birlik BaÅŸkanına, Birlik BaÅŸkanının yokluÄŸunda BaÅŸkan Yardımcılarından biri veya Birlik Genel Sekreterine sunulur.

         6.2.5- Barolara hitaben hazırlanan yazılarla, banka ödeme talimatlarına gerekli imzalar alındıktan sonra giden evrak sayısı ve tarihi verilir. Belgeler ilgililere ulaÅŸtırılır, banka talimatları ile yapılacak ödemeleri gösterir Barolara hitaben hazırlanan yazıların birer nüshası Muhasebe Servisine iletilir.

        6.2.6- Barolardan gelen Aylık Ä°cmal Tabloları her bir Baro için ayrı ayrı dosyalanır ve Muhasebe Servisi kayıtları ile karşılaÅŸtırılarak mutabakatı yapılır, farklılık çıkması durumunda Barodan bilgi istenir ve iÅŸlemler sonuçlandırılır.

        6.2.7- Barolardan gelen ödeme tutanakları ilgili Üyenin dosyasına iÅŸlenir.

        6.2.8- Fona ait banka hesapları ile Fon MüdürlüÄŸü kayıtları günlük olarak takip edilir, aylık bazda hesapların mutabakatı yapılarak tutanakla imza altına alınır.

         6.2.9- Üyelere ait bilgilerin bilgi iÅŸlem ortamında kayıt altına alınması ve güncellenmesi iÅŸlemleri yürütülür.

    6.3- Fon Müdürünün yokluÄŸunda Fon MüdürlüÄŸündeki en yetkili kiÅŸi Müdürün görevlerini yürütür.

Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi

Madde 7 – Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi, Fon kapsamında yürütülecek faaliyetler ile ilgili olarak Fon MüdürlüÄŸü ile Baro arasındaki iliÅŸkileri yürütmek ve takip etmek üzere Baro Yönetim Kurulları tarafından belirlenir. Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi;

    7.1- Üyelerden gelen sosyal yardım baÅŸvurularını, belgeleri ve ilgili süreler içerisinde, Baro BaÅŸkanlığı vasıtasıyla Fon MüdürlüÄŸüne iletilmesini saÄŸlar (4) .

    7.2- Fon MüdürlüÄŸünce, Üyelere ödenmek üzere Barolara gönderilen sosyal yardımların ilgililere ulaÅŸtırılmasını takip ve kontrol eder.

    7.3- Ay sonları itibariyle, sosyal yardımların Üyelere ödendiÄŸine veya Fon hesabına iade edildiÄŸine iliÅŸkin bilgilerin yer aldığı Ä°cmal Tablolarının hazırlanmasını saÄŸlar.  Hazırlanan Ä°cmal Tablosunun ve ekinde yer alacak ödeme tutanaklarının en geç takip eden ayın 15 inci gününe kadar Fon MüdürlüÄŸüne ulaÅŸtırılmasını takip ve kontrol eder.

    7.4- Yönetmelik ve Yönergelerde belirtilen sorumlulukları kapsamında Baroya yapılan baÅŸvurular, Fon MüdürlüÄŸü ile yapılan yazışmalar, düzenlenen Ä°cmaller gibi belge ve kayıtları muhafaza eder veya edilmesini saÄŸlar.

    7.5- Fon MüdürlüÄŸü tarafından Baroya gönderilen yardımlara iliÅŸkin hak sahiplerine tebligatta bulunulmasını, tebligat tarihinden itibaren bir ay içerisinde hak sahibince herhangi bir nedenle alınmayan veya kabul edilmeyen yardımların, söz konusu bir aylık sürenin dolmasından itibaren en geç on iÅŸ günü içerisinde Fon Hesabına iade edilmesini saÄŸlar. Söz konusu iadelere iliÅŸkin bilgileri Aylık Ä°cmal Tablosunda belirterek imza altına alır.

Fon Temsilcilikleri
Madde 8 – Yürütme Kurulunun önerisi ve Yönetim Kurulunun kararıyla, iÅŸ yoÄŸunluÄŸu, coÄŸrafi bölge, avukat sayısı ve diÄŸer kıstaslar göz önünde bulundurularak, ihtiyaç duyulduÄŸu takdirde Fon Temsilcilikleri kurulabilir. Fon TemsilciliÄŸi personeli Fon MüdürlüÄŸüne baÄŸlı olarak Åžef ile Memur veya Memurlardan oluÅŸur. Memurluktan sonra ÅžefliÄŸe terfi edilmesi Yürütme Kurulunun önerisi üzerine Yönetim Kurulu onayıyla gerçekleÅŸir. Fon TemsilciliÄŸi personeli tarafından 7 nci maddede belirtilen görevler yerine getirilir ve belgeler,  imzalanması için Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro BaÅŸkanına sunulur.  Fon TemsilciliÄŸinde çalışacak personelin iÅŸbölümü Fon Müdürü tarafından organize edilecek olup, personelin görev, yetki ve sorumlulukları aÅŸağıda maddeler halinde düzenlenmiÅŸtir;

    8.1- TemsilciliÄŸin görev ve yetki alanına giren Barolara kayıtlı üyelerden gelen yardım talepleri için gerekli üst yazılar hazırlanır; ekinde yer alacak belgeler ile Sosyal Yardım Talep Formları, SaÄŸlık Yardımı Talep Formları ve Cenaze Yardımı Talep Formları her bir Üye için tasnif edilerek dosyalanır (5) .

    8.2- Sosyal yardım baÅŸvurularını gösterir belgelerin tam ve eksiksiz olması saÄŸlanır ve deÄŸerlendirilmesi için Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesine veya Baro BaÅŸkanına sunularak ilgili formlara imzası alınır. Temsilcilikten gönderilen üst yazılara giden evrak numarası ve tarihi verilerek bilgi iÅŸlem ortamına kaydedilir. Sosyal Yardım Talep Formu ile SaÄŸlık Yardımı Talep Formu ve ekinde yer alacak belgeler, Üye tarafından Baro BaÅŸkanlığına teslim edildiÄŸi tarihten itibaren en geç bir hafta içerisinde Fon MüdürlüÄŸüne gönderilir ve birer nüshası Temsilcilik bünyesinde dosyalanır. Söz konusu belgelerin Yönerge No:1 ve Yönerge No:2’de belirtilen süreler içinde Fon MüdürlüÄŸüne ulaÅŸtırılması saÄŸlanır.

    8.3-  Fon MüdürlüÄŸü tarafından gönderilen yazı ve ekinde yer alan belgelere gelen evrak numara ve tarihi verilerek bilgi iÅŸlem ortamına kaydedilir

    8.4- Fon MüdürlüÄŸü tarafından, Üyelere veya vefat eden Üyenin ailesine ödenmek üzere Barolara gönderilen yardımlar, hak sahiplerine tebliÄŸ edilir. Tebligat tarihinden itibaren bir ay içerisinde hak sahibince herhangi bir nedenle alınmayan veya kabul edilmeyen yardımlar, söz konusu bir aylık sürenin dolmasından itibaren en geç on iÅŸ günü içerisinde Fon Hesabına iade edilir. Aylık Ä°cmal Tablosunda iade nedenleri de belirtilir.

    8.5- Fon MüdürlüÄŸü tarafından Yönerge No:1 ve Yönerge No:2 kapsamında Üyelere veya vefat eden Üyenin ailesine ödenmek üzere Barolara gönderilen sosyal yardımlar, Barolar tarafından ilgililere ödenir.

    8.6- Ay sonları itibariyle Barolara ulaÅŸtırılan sosyal yardımların Üyelere veya vefat eden Üyenin ailesine ödendiÄŸini veya Fon hesabına iade edildiÄŸini gösterir aylık Ä°cmal Tabloları hazırlanarak Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro BaÅŸkanının imzasına sunulur. Ä°cmal Tabloları ile ekinde yer alacak ödeme tutanakları ve ilgili belgeler üst yazı ekinde takip eden ayın en geç 15 inci gününe kadar Fon MüdürlüÄŸüne ulaÅŸtırılır. Ödemeler tutanak düzenlenerek yapıldıysa; tarih, sayı, parayı teslim eden ve teslim alan bilgilerini içermeli, vekâleten yapılan ödemelerde vekâletname fotokopisi tutanak ekinde yer almalıdır. Ödemeler EFT veya havale ile yapıldıysa banka dekontunda gönderici ve alıcı bilgileri bulunmalıdır.

    8.7- Üye bilgilerinin bilgi iÅŸlem ortamında kayıt altına alınması iÅŸlemleri yapılır ve gerekli görülen hallerde kayıtlar güncelleÅŸtirilir.

Fon Bünyesinde Ä°stihdam Edilecek Personelin Özlük Hakları

Madde 9 – Fon Müdürü baÅŸta olmak üzere Fon MüdürlüÄŸü ve Fon Temsilcilikleri personeline ödenecek ücret ve verilecek sosyal haklar, çalışanların hak ve sorumluluklarını düzenleyen mevzuat hükümlerine göre Yürütme Kurulunun önerisi ile Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

Ä°KÄ°NCÄ° BÖLÜM

Fon Gelirlerinin Ä°daresi,

Giderlerin Belgelendirilmesi ve Ödenmesi

Fon Gelirlerinin Ä°daresi

Madde 10 – Fona ait gelirler Türkiye Barolar BirliÄŸi Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu adına banka veya finans kuruluÅŸları nezdinde açılan vadesiz mevduat hesaplarına yatırılır. Yatırılan paralar Fon ihtiyaçları, ekonomik koÅŸullar ve Yürütme Kurulunun görüÅŸ ve önerileri dikkate alınarak Yönetim Kurulu kararıyla;

    a) Vadeli mevduat

    b) Devlet Tahvili, Hazine Bonosu

    c) Yatırım Fonu,

    d) Repo,

    e) Vadeli Döviz Tevdiat,

    f) Vadesiz Döviz Tevdiat,

    g) Altın,

    h) Hisse Senedi,

    ı) Gayrimenkul yatırımı,

    i) Yukarıdaki ve diÄŸer yatırım araçlarından biri veya birkaçında,

DoÄŸrudan veya portföy yönetim ÅŸirketleri aracılığıyla deÄŸerlendirilir.

Yatırıma yönlendirilecek tutarın belirlenmesinde öncelikle fon kapsamında yapılacak yardımlar ve fon faaliyetleri ile ilgili giderler günlük, haftalık veya aylık süreler itibariyle dikkate alınır.

Fon Giderleri ve Ödenmesi

Madde 11 – Üyelere yapılacak sosyal yardımlar Fon hesaplarından, sosyal yardımlar haricinde kalan ve Fon ile ilgili diÄŸer giderler Yürütme Kurulu BaÅŸkanının onayıyla Birlik hesaplarından karşılanır. Birlik tarafından karşılanan giderlerle ilgili olarak Fon hesaplarından Birlik hesaplarına aktarmalar yapılır. Bu aktarmalar ay sonlarında yapılabileceÄŸi gibi harcamaların karşılanması maksadı ile Fon tarafından BirliÄŸe aybaÅŸlarında avans ödemeleri yapılabilir.

Ay sonlarında Fona ait gider tutarı hesaplanarak mutabakat saÄŸlanır. Ödenen avans tutarları Fona ait aylık giderlerden mahsup edilir. Eksik kalan kısım Birlik hesaplarına aktarılır, fazlalık tutar ise bir sonraki ay avansına ilave olunur.

Sosyal Yardımlar Haricinde Kalan Giderlerin Belgelendirilmesi ve Ödenmesi

Madde 12 – Fon faaliyetlerinin yürütülmesi için yapılan harcamaların belgelendirilmesi ÅŸarttır. Bu kapsamda;

    a) Alınan mal veya hizmeti gösterir fatura,

    b) Perakende satış vesikası,

    c) Ödeme kaydedici cihaz fiÅŸi,

    d) Gider pusulası,

    e) Bordro,

    f)  Belge temini mümkün olmayan hallerde düzenlenecek harcama tutanağı,

    g) Yürütme Kurulu Üyelerinin ücret veya huzur hakkı dâhil, görevleri sebebiyle yapacakları harcamaları gösterir “Türkiye Barolar BirliÄŸi Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu Yürütme Kurulu Toplantı Seyahat Tutanağı” nın düzenlenmesi, Fon MüdürlüÄŸü personelinin görevleri sebebiyle yapacakları harcamaları gösterir belgelerin düzenlenmesi ve kullanılması zorunludur.

Harcama belgeleri Yürütme Kurulu BaÅŸkanı tarafından onaylanır. Onay iÅŸlemini müteakiben muhasebe kayıtları düzenlenir ve ilgililere ödeme yapılır.

Yürütme Kurulu üyelerine Yönetim Kurulunca belirlenecek miktarda ücret veya huzur hakkı ödenir. Yürütme Kurulu Üyeleri ile Fon MüdürlüÄŸü personelinin görevleri sebebiyle yapacakları seyahat ve diÄŸer harcamalarına iliÅŸkin ödemeler ise Türkiye Barolar BirliÄŸi Harcırah Yönergesi hükümlerine göre yapılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kullanılacak Belgeler ve Tutulacak Kayıtlar

Kullanılacak Belgeler

Madde 13 – Üyelere gönderilecek sosyal yardımlara esas alınan ve yapılan sosyal yardımlara ait kayıt altına alınacak belgeler aÅŸağıda belirtilmiÅŸtir.

    13.1- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi, Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik, OlaÄŸanüstü ve Cenaze Yardımları Esasları Yönerge No:1 kapsamında olmak üzere;

        13.1.1- Sosyal Yardım Talep Formu; EK: 1 de yer alan form, Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik ve OlaÄŸanüstü Yardım baÅŸvurusunda bulunanlarca doldurulup imzalanarak ekleri ile birlikte ilgili Baro BaÅŸkanlığına sunulur. Formun ekine;

              a) Hastalık Sebebiyle Yapılacak Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik Yardımı baÅŸvurularında, istirahat süresini gösterir SaÄŸlık Kurulu Raporu,

              b) Analık Sebebiyle Yapılacak Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik Yardımı baÅŸvurularında, doÄŸum Raporu,

              c) OlaÄŸan Dışı Haller Sebebiyle Yapılacak Geçici Ä°ÅŸ Göremezlik Yardımı baÅŸvurularında, uzun süreli tedaviyi gerektiren rahatsızlığın teÅŸhisi ve tedavi niteliÄŸini gösterir SaÄŸlık Kurulu Raporu veya kurum onaylı Epikriz Belgesi ile kaza geçirilmesi durumunda Kaza Tespit Tutanağı veya Raporu,

              d) OlaÄŸanüstü Yardım baÅŸvurularında ise formun ekine ilgili Baro tarafından düzenlenmiÅŸ Zarar Tespit Tutanağı ve Baro Yönetim Kurulu Kararı

        eklenir (6) . Baro BaÅŸkanının veya Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesinin imzasının alındığı Sosyal Yardım Talep Formları ile ekleri, en geç bir hafta içerisinde Baro BaÅŸkanlığı vasıtasıyla Fon MüdürlüÄŸüne iletilir.

        13.1.2-  Ä°cmal Tablosu; EK: 2 de yer alan form, Fon MüdürlüÄŸünce ilgililerine iletilmek üzere Barolara gönderilen yardımların aylık olarak takip edilmesini saÄŸlamak maksadı ile Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi tarafından veya Fon TemsilciliÄŸi personeli tarafından düzenlenir. Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro BaÅŸkanı tarafından imzalanan Ä°cmal Tablosu en geç takip eden ayın 15 inci gününe kadar Fon MüdürlüÄŸüne iletilir.

        13.1.3- Cenaze Yardımı Talep Formu; EK: 3 de yer alan form, vefat eden üyenin cenaze masraflarının karşılanması maksadıyla yapılacak yardımlar için Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Fon TemsilciliÄŸi personeli tarafından düzenlenir. Hazırlanan form, Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro BaÅŸkanınca imzalanarak en geç bir hafta içinde Fon MüdürlüÄŸüne iletilir.

    13.2- Sosyal Yardım ve Dayanışma Yönergesi, SaÄŸlık Yardımları Esasları Yönerge No:2 kapsamında olmak üzere;

        13.2.1- SaÄŸlık Yardımı Talep Formu; EK: 4 de yer alan form, Üye, Tedavi Eden Doktor ve SaÄŸlık KuruluÅŸu Yetkilisi tarafından doldurularak imzalanır. Form, ekleri ile birlikte Üye tarafından ilgili Baro BaÅŸkanlığına sunulur. Formun ekine usule uygun ve tam olarak doldurulmuÅŸ ÅŸekilde aÅŸağıda belirtilen belgeler eklenir (7) .

        a) Aslı olması ÅŸartıyla; dökümlü hastane faturası ve teminat kapsamındaki giderlere ait faturalar,

        b) Aslı yahut verilen saÄŸlık kuruluÅŸu tarafından onaylı örneÄŸi olması ÅŸartıyla; Epikriz, ayrıntılı ameliyat raporu ile gerektiÄŸinde müÅŸahede dosyası, Patoloji raporu, teÅŸhis yöntemleri uygulandıysa sonucu gösterir rapor

        SaÄŸlık Yardımı Talep Formu ve ekinde yer alan belgeler, Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi tarafından incelenir. Ä°lgili Forma Baro Görevli Yönetim Kurulu Üyesi veya Baro BaÅŸkanının imzası alınarak belgelerin düzenlenme tarihinden itibaren 120 gün içinde Fon MüdürlüÄŸüne ulaÅŸacak ÅŸekilde postayla gönderilir (8) .

        13.2.2- SaÄŸlık Yardımı Tespit Tutanağı; Ekinde Üyelerin SaÄŸlık Yardımı baÅŸvurularına iliÅŸkin belgelerin yer aldığı ve baÅŸvuru sonuçlarını gösteren, Fon Müdürü, MüÅŸavir Hekim ve Yürütme Kurulu BaÅŸkanı tarafından imzalanan tutanaktır. Tutanaklar her bir Üyenin SaÄŸlık Yardımı baÅŸvurusu için ilgililerce doldurularak imzalanır ve Üyenin dosyasına eklenir.

Tutulacak Kayıtlar

Madde 14 – Türkiye Barolar BirliÄŸi bünyesinde Fon ile ilgili kayıtlar Fon MüdürlüÄŸü ve Muhasebe MüdürlüÄŸü tarafından tutulur.

    14.1- Fon MüdürlüÄŸü tarafından tutulacak kayıtlar;

        14.1.1- Yapılan sosyal yardımların kayıtları; yapılan sosyal yardımlara iliÅŸkin 13 üncü maddede belirtilen belge ve ilgili formların bilgi iÅŸlem ortamında belirli bir dosya numarasıyla kaydedilmesi ve takibini içerir. OluÅŸturulan dosyalara talep sırasına göre silsile takip eden numaralar verilir. Dosyalar; yapılan yazışmalar, yardımlara esas teÅŸkil eden belgeler ve yapılan yardımı gösterir belgenin bir nüshası eklenerek saklanır. Dosya numarası; ilgili yıl, yardım sıra no, il plaka kodu, yardım türü ve giden evrak numarasından oluÅŸur (örnek;  2006/00104/17/ANALIK/7908). Yardım talebi kabul edilmeyen baÅŸvurular da dosyalanır. Bu tür dosyalar talep ve red yazıları eklenerek saklanır.

        14.1.2- Yürütme Kurulu toplantı kayıtları;

              a) Yürütme Kurulu Üyelerinin gündem maddesi olarak belirlenen konulardaki görüÅŸleri, alınan kararlar ile varsa karşı oy ve gerekçeleri, Fon Müdürü tarafından toplantı tutanaklarına kaydedilir. Tutanaklar, Yürütme Kurulu Üyeleri tarafından imzalanır.

           b) Tutanaklar ile toplantılarda alınan kararlar onaylı ve sıra numaralı “ Türkiye Barolar BirliÄŸi Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu Yürütme Kurulu Karar Defteri” ne Fon Müdürü tarafından kaydedilir. Karar Defteri Yürütme Kurulu Üyeleri tarafından imzalanır.

              c) Tahminî Bütçe; Yürütme Kurulu tarafından takip eden yıla ait olmak üzere hazırlanan Tahminî Bütçe, fon gelir ve gider kalemlerinin yapılan tahminlere dayanılarak detaylı sınıflandırıldığı mali rapordur. Tahminî Bütçe takvim yılı baÅŸlangıcından itibaren aylık ve toplam bazda yapılan hesaplama sonuçlarını gösterir ÅŸekilde hazırlanır. Tahminî Bütçe, ilgili olunan yıl faaliyetleri ve gelirleri dikkate alınarak aylar ya da belli periyodlar itibariyle yıl içinde revize edilebilir. Tahmini Bütçe, en geç içinde bulunulan yılın Kasım ayının sonuna kadar hazırlanarak Yönetim Kurulunun onayına sunulur.

              d) Ä°ÅŸ Programı; Yürütme Kurulunun bir sonraki bütçe dönemi içinde yapmayı plânladığı faaliyetleri gösterir programdır. Ä°ÅŸ Programı, en geç içinde bulunulan yılın Kasım ayının sonuna kadar hazırlanarak Yönetim Kurulunun onayına sunulur.

              e) Yıllık Bilânço ve Çalışma Raporu; Yürütme Kurulunun bütçe dönemi içindeki Fon Faaliyetlerine ve sonuçlarına iliÅŸkin hazırlayacağı mali tablo ve rapordur. Fonun yıllık bilânçosu ve çalışma raporu takip eden yılın Ocak ayının sonuna kadar hazırlanarak Yönetim Kurulunun onayına sunulur.

              f) Bütçe DeÄŸerlendirme Raporu; hazırlanan iÅŸ programı ve tahminî bütçenin uygulanmasının takip edildiÄŸi ve üçer aylık dönemler itibariyle deÄŸerlendirilerek sonuçlarının Yönetim Kuruluna yazılı olarak bildirildiÄŸi rapor ve mali tablolardan oluÅŸur.

              g) Türkiye Barolar BirliÄŸi Sosyal Yardım ve Dayanışma Fonu Yürütme Kurulu Toplantı Seyahat Tutanağı; Yürütme Kurulu Üyelerinin katıldıkları toplantılar için huzur hakkı veya ücret ile seyahat harcamalarını gösterir tutanaktır  (Ek–5). Tutanak ekinde ulaşım, konaklama, yemek ve diÄŸer harcamalarını gösterir belgeler yer alır.

              h) Fon faaliyetlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulacak mal ve hizmet alımlarına iliÅŸkin kararlar Yürütme Kurulu tarafından alınır. Alınan kararlar, Yönetim Kurulunun onayına sunulur ve gerçekleÅŸtirilmesi Türkiye Barolar BirliÄŸi Alım Satım ve Ä°hale Yönergesi hükümlerine göre yapılır.

        14.1.3- DiÄŸer HaberleÅŸme Evrakları; Yönetim Kurulu, Yürütme Kurulu ve Fon MüdürlüÄŸünün Fon ile ilgili; iç yazışmaları, talimatları, duyuruları, diÄŸer kurum ve kuruluÅŸlar ile üçüncü ÅŸahıslarla yapılan yazışmalar, sözleÅŸmeler ve mektuplar gibi yazılı belgeleri ifade eder. Bu belgeler 10 yıl süre ile muhafaza edilir.

    14.2- Muhasebe MüdürlüÄŸü tarafından tutulacak kayıtlar;

        14.2.1- Fon faaliyetlerine ait muhasebe kayıtları Türkiye Barolar BirliÄŸi Muhasebe MüdürlüÄŸü tarafından Tek Düzen Muhasebe Planına ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri çerçevesinde bilânço usulüne göre tutulur.

        14.2.2- Muhasebe MüdürlüÄŸü tarafından üçer aylık dönemler itibariyle mizan ve bilânçolar hazırlanarak Fon MüdürlüÄŸüne sunulur. Fon MüdürlüÄŸünce lüzum görülen hallerde de anılan çalışmalar yapılır. Bu tablolar ışığında Yürütme Kurulu, Yönetim Kuruluna bütçe uygulaması ile ilgili olarak bilgi sunar.

        14.2.3- Belgelerin muhasebeleÅŸtirilmesi,  yetkili kiÅŸilerce onaylandığını gösterir imza ve/ veya yazılı talimatlara göre gerçekleÅŸtirilir. Yetkililerin imzasını taşımayan ve/veya reddedilen belgeler muhasebeleÅŸtirilemez.

        14.2.4- Fona ait varlıkların envanteri yıllık bilânço ile birlikte çıkartılır, demirbaÅŸ defteri muhasebe servisi tarafından tutulur.

        14.2.5- Muhasebe kayıtlarına esas teÅŸkil eden belgeler ve defterlerin muhafaza süresi 10 yıldır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlük

Madde 15 – Bu Yönerge Yönetim Kurulunun onay tarihi olan 27.08.2006 tarihinde yürürlüÄŸe girer.

Yürütme

Madde 16 – Bu Yönerge hükümleri Yürütme Kurulu tarafından yürütülür.

AÇIKLAMALAR

(1), (2), (3), (4), (5), (6), (7) ve (8) Yönetim Kurulunun 14.01.2007 tarihli 2759/2 sayılı kararı ile 01.01.2007 tarihinden itibaren geçerli olacak deÄŸiÅŸtirilmiÅŸ ÅŸeklidir.

13.2.1 nolu madde (c) bendi 24.06.2007 tarihi itibariyle yürürlükten kaldırılmıştır.
Ekler:

(Aşağıdaki dosyalar MS Word dosyalarıdır. Fare ile sağ tıklayarak "Hedefi Farklı Faydet" (Save Target As) diyerek bilgisayarınıza indirebilirsiniz.)

EK 1 – Sosyal Yardım Talep Formu
EK 2 – Ä°cmal Tablosu
EK 3 – Cenaze Yardımı Talep Formu
EK 4 – SaÄŸlık Yardımı Talep Formu
EK 5 – Yürütme Kurulu Toplantı Seyahat Tutanağı